Florian Daumüller

So meistern Sie die Herausforderungen

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren dramatisch verändert. Mit der zunehmenden Digitalisierung und den Fortschritten in der Technologie ist die Idee von „Büroarbeit“ nicht mehr auf physische Präsenz beschränkt. Hybride Teams, bestehend aus Mitarbeitern vor Ort und solchen, die von entfernten Standorten aus arbeiten, sind zur Norm geworden. Während diese neue Arbeitsweise viele Vorteile bietet, bringt sie auch Herausforderungen für die Teamkommunikation mit sich. In diesem Artikel werden wir uns genauer mit diesem Thema befassen, die Hintergründe beleuchten, Möglichkeiten zur Verbesserung der Kommunikation aufzeigen und die besten 8 Tipps vorstellen, um in hybriden Teams erfolgreich zu sein.

Hintergründe

Die Entstehung hybrider Teams ist das Ergebnis eines sich wandelnden Arbeitsumfelds und einer steigenden Nachfrage nach Flexibilität. Unternehmen erkennen die Vorteile, die sich aus der Möglichkeit ergeben, Mitarbeiter aus der Ferne einzustellen und gleichzeitig eine physische Präsenz im Büro aufrechtzuerhalten. Dies ermöglicht nicht nur eine größere Vielfalt in den Teams, sondern auch eine bessere Nutzung von Talenten auf der ganzen Welt.

Allerdings gibt es in hybriden Teams einige Kommunikationsherausforderungen zu bewältigen. Die räumliche Trennung kann zu Missverständnissen führen, die sich negativ auf die Zusammenarbeit auswirken können. Es ist auch schwieriger, spontane Gespräche und soziale Interaktionen zu fördern, die oft zur Entstehung innovativer Ideen beitragen.

Möglichkeiten zur Verbesserung der Kommunikation in hybriden Teams

 1. Klare Kommunikationsrichtlinien festlegen

Um Missverständnisse zu vermeiden, ist es entscheidend, klare Kommunikationsrichtlinien für Ihr Team festzulegen. Dies umfasst die Wahl der richtigen Kommunikationstools, die Definition von Erwartungen bezüglich der Antwortzeit und die Festlegung von Regeln für die Dokumentation von Informationen.

Beispiel: Ein Unternehmen hat klare Kommunikationsrichtlinien eingeführt, die besagen, dass alle wichtigen Updates über eine spezifische Plattform geteilt werden und auf Nachrichten innerhalb von zwei Stunden reagiert werden sollte. Dadurch wurde die Effizienz der Kommunikation erheblich gesteigert. Früher wurden zu viele Plattformen und Kommunikationsebenen benutzt, was zu deutlich mehr Arbeit und übersehenen Tasks geführt hat. Bei der Auswahl der richtigen Plattform pro Kommunikationsebene sind wir gerne behilflich.

 2. Die richtigen Tools nutzen

Die Auswahl der richtigen Kommunikationstools ist entscheidend. Plattformen wie Slack, Microsoft Teams und Zoom bieten eine Vielzahl von Funktionen, die die Zusammenarbeit in hybriden Teams erleichtern. Darüber hinaus gibt es aber noch andere Lösungen, die eventuell für Ihr Unternehmen und Ihr Team genau die richtigen sind. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team diese Tools effektiv nutzt und auf dem neuesten Stand bleibt.

3. Regelmäßige virtuelle Meetings abhalten

Regelmäßige virtuelle Meetings sind ein Muss, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind. Diese Meetings sollten strukturiert sein und die Möglichkeit bieten, Fragen zu stellen und Feedback zu geben.
Des Weiteren empfehlen wir Präsenztreffen in regelmäßigen Abständen. Damit diese auch effektiv genutzt werden, sind wir gerne bei der Konzeptionierung und Moderation behilflich.

4. Klare Kommunikationskanäle etablieren

Definieren Sie klare Kommunikationskanäle für verschiedene Arten von Nachrichten. Zum Beispiel könnten E-Mails für formelle Mitteilungen und Slack für schnelle, informelle Kommunikation verwendet werden. Dadurch wird die Klarheit erhöht. Wir arbeiten sehr gerne mit Mighty Network zusammen, dass mehrere Kommunikationskanäle vereinen kann. Sprechen Sie uns gerne für einen Demo-Bereich an. 

5. Kommunikationstraining anbieten

Bieten Sie Schulungen zur effektiven Kommunikation in hybriden Teams an. Diese Schulungen können dazu beitragen, die Fähigkeiten der Teammitglieder im Umgang mit digitalen Kommunikationswerkzeugen zu verbessern. Diese Schulungen müssen natürlich den technischen Part abdecken, allerdings wird dieser Aspekt bei der neuen Generation an digital natives immer unwichtiger. Die Gesprächskultur, Kommunikationsregeln und generell Motivation zur zielführenden Kommunikation werden durch unsere Trainings zusammen mit DOYOUMIND gefördert.

6. Feedbackkultur fördern

Ermöglichen Sie ein offenes Feedback zwischen Teammitgliedern. Dies fördert die Transparenz und hilft, Missverständnisse zu beseitigen. Achten Sie darauf, konstruktives Feedback zu geben und anzunehmen. Auch wenn wir alle die Grundlagen von des Feedbacks kennen, muss das Geben genauso geübt werden wie das Annehmen. Voraussetzung dazu ist authentisches Interesse an der Verbesserung der anderen Person und Einhaltung der Feedbackregeln. Je öfter diese Situation gemeinsam geübt wird und je besser sich die Teammitglieder kennen, desto eher kann Feedback gewinnbringend eingesetzt werden. Bestehen daran noch Zweifel, kann man auf moderierte Feedbackrunden zurückgreifen.

7. Innovation fördern

Trotz der räumlichen Trennung ist es wichtig, die soziale Interaktion und den Ideenaustausch zu fördern. Ermutigen Sie Ihr Team, kreative Ideen zu teilen und innovative Lösungen zu entwickeln. Dazu gehört auch eine gemeinsame Kultur zu schaffen, wie verrückt Ideen sein dürfen und wie mit im ersten Augenblick nicht umsetzbaren Ansätzen umgegangen wird.

8. Klare Arbeitszeiten festlegen

Sollte Ihr hybrides Teams über verschiedene Zeitzonen arbeiten, ist es wichtig, klare Arbeitszeiten festzulegen, in denen alle Teammitglieder erreichbar sind. Dies hilft, die Arbeitseffizienz zu erhöhen und Konflikte zu vermeiden.

Fazit

Hybride Teams bieten Unternehmen die Möglichkeit, von globalen Talenten zu profitieren und gleichzeitig die Flexibilität der Mitarbeiter zu erhöhen. Die erfolgreiche Kommunikation in solchen Teams erfordert jedoch eine bewusste Anstrengung und die Implementierung bewährter Praktiken. Indem Sie klare Kommunikationsrichtlinien festlegen, die richtigen Tools nutzen und eine Kultur der offenen Kommunikation fördern, können Sie die Vorteile hybrider Teams voll ausschöpfen und gleichzeitig die Herausforderungen bewältigen.

Beispiele für erfolgreiche Kommunikation in hybriden Teams

1. Fallbeispiel 1: Effektive Videokonferenzen bei Kunde A

Ein erfolgreiches Beispiel für effektive Kommunikation in hybriden Teams. Sie haben es geschafft, die virtuelle Kommunikation nahtlos zu gestalten, indem sie regelmäßige Videokonferenzen nutzen. Diese Konferenzen werden nicht nur für formelle Besprechungen, sondern auch für informelle Gespräche genutzt. Einmal pro Woche veranstaltet jedes Team eine „virtuelle Kaffeepause“, bei der Teammitglieder sich gegenseitig über ihre Projekte und persönlichen Erfahrungen austauschen können. Wir unterstützen gerne bei Tipps und Tricks zur Ausgestaltung und Förderung der aktiven Teilnehme an diesen Veranstaltungen.

2. Fallbeispiel 2: Klare Dokumentation

Kunde B ist ein multinationaler Konzern mit hybriden Teams auf der ganzen Welt. Sie haben erkannt, wie wichtig klare Kommunikation ist und setzen auf eine umfassende Dokumentation. Alle wichtigen Informationen, Diskussionen und Entscheidungen werden in einem zentralen Online-Dokument festgehalten, das für alle Teammitglieder zugänglich ist. Dies stellt sicher, dass jeder stets auf dem neuesten Stand ist, unabhängig von Zeitzone oder Standort. Wir helfen Ihnen bei der Auswahl und Implementierung einer geeigneten Plattform.

Schlussgedanken

 Unternehmen müssen verschiedene Ansätze zur Bewältigung der Kommunikationsherausforderungen in hybriden Teams nutzen. Ob durch Schulungen, klare Dokumentation oder Workarounds bei flexiblen Arbeitszeiten, es gibt viele Wege, um die Effizienz und Effektivität der Teamkommunikation zu steigern. Die besten Ergebnisse erzielen Unternehmen, die mit uns diese Ansätze an ihre spezifischen Anforderungen anpassen und eine Kultur der offenen Kommunikation fördern. Lassen Sie uns helfen, mit IT-Knowhow und Team-Expertise die Kommunikation in Ihrem hybriden Team zu optimieren und sie dabei zu begleiten erfolgreich zu sein.